Reisekostenpauschale 2025: Wissenswertes im Überblick

Dadurch reduziert sich auf der einen Seite die Steuerlast – auf der anderen Seite vereinfacht die Pauschale auch die Dienstreiseabrechnung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wir zeigen, welche Ausgaben genau unter die Reisekostenpauschale fallen und worauf man bei der Abrechnung achten muss.

Die Reisekostenpauschale ermöglicht es, bestimmte Kosten steuerlich geltend zu machen, ohne jede einzelne Quittung aufbewahren zu müssen. Dabei werden pauschalisierte Beträge angesetzt, die typische, bei Geschäftsreisen entstehende Mehraufwendungen abdecken.

Wichtig ist zunächst eine Unterscheidung: Die Reisekostenpauschale ist (wie die Bezeichnung verrät) eine Pauschale; sie ersetzt nicht die tatsächlichen Reisekosten, sondern stellt eine gesetzlich festgelegte Alternative dar. Grundsätzlich haben Steuerpflichtige immer die Wahl: Sie können entweder die Pauschalen in Anspruch nehmen oder ihre tatsächlich angefallenen Kosten geltend machen, sofern diese höher ausfallen und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können.

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG können Arbeitnehmer und Selbstständige gleichermaßen von dieser Regelung Gebrauch machen. Nutzungsberechtigt sind grundsätzlich alle Personen, die beruflich bedingte Reisen unternehmen müssen.

Welche Kosten deckt die Reisekostenpauschale ab?

Die Reisekostenpauschale umfasst verschiedene Arten von Aufwendungen, die typischerweise bei Dienstreisen entstehen. Folgende Kosten fallen unter die Reisekostenpauschale:

Verpflegungsmehraufwand

Arbeitnehmer erhalten für ihre Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte oder der eigenen Wohnung eine Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten. Die Höhe dieser Tagespauschale für Reisekosten richtet sich auf der einen Seite nach der Abwesenheitsdauer: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden gilt eine reduzierte Tagespauschale, bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden wird die volle Tagespauschale für die Dienstreise berechnet. Der andere Kostenfaktor ist das Zielland, so gelten separate Pauschalen für Inlandsreisen und Auslandsreisen. Für letztere gibt es länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt werden.

Übernachtungskosten

Für Übernachtungen kann die sogenannte Übernachtungspauschale geltend gemacht werden, ohne dass Belege nachgewiesen werden müssen. Auch hier unterscheidet sich die Pauschale für die Dienstreise je nach Reiseziel.

Reisekostenpauschale 2025 – Pauschalbeträge im Überblick

Inland

Die gesetzlich festgelegte Reisekostenpauschale in Deutschland ist seit 2020 unverändert. Hier gelten folgende Beträge.

• • Reduzierte Tagespauschale (Abwesenheit von über 8 Stunden): 14 €

• • Volle Tagespauschale (Abwesenheit von mindestens 24 Stunden): 28 €

• • Übernachtungskosten: 20 €

Ausland

Bei Auslandsreisen variieren die Pauschbeträge je nach Zielland erheblich und spiegeln die unterschiedlichen Preisniveaus der jeweiligen Länder wider. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge regelmäßig an die aktuelle wirtschaftliche Lage des jeweiligen Landes an.