So behalten Sie den Überblick: Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen leicht erklärt

Arbeitgeber wissen, dass an die Lohnabrechnung bestimmte Aufbewahrungsfristen gekoppelt sind. Bei der Frage, wie lange Gehaltsabrechnungen jedoch aufbewahrt werden müssen, kommt es des Öfteren zu Unsicherheiten, dabei ist dieses Wissen essenziell, um Bußgelder und Haftungen zu vermeiden.

Aufbewahrungspflichten erweisen sich oft als Herausforderung, denn je größer ein Unternehmen wird und je länger es am Markt tätig ist, desto mehr Stauraum braucht es für seine Papierakten. Und auch bei digital gespeicherten Geschäftsdokumenten muss es nicht nur für Speicherplatz sorgen, sondern auch die regelmäßige Datensicherung und den Schutz vor unbefugtem Zugriff sicherstellen. Wir widmen uns daher der Aufbewahrungspflicht von Lohnabrechnungen, damit Ihre Akten optimal abgesichert sind.

Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen – Pflichten und Fristen

Muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Diese Frage lässt sich zunächst mit einem pauschalen Ja beantworten. Für Arbeitgeber gibt es die sogenannte Aufbewahrungspflicht. Diese ergibt sich aus den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften: Wer nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, der muss auch Lohnabrechnungen aufbewahren. Als Rechtsgrundlage für Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen sind vor allem zwei Gesetzestexte einschlägig:

• • das Handelsgesetzbuch (HGB)

• • die Abgabenordnung (AO)

Wesentliche Abweichungen zwischen den handels- und steuerrechtlichen Regelungen gibt es grundsätzlich nicht. In der praktischen Handhabung sind jedoch in erster Linie die steuerrechtlichen Bestimmungen relevant. Für das Steuerrecht ergeben sich die Aufbewahrungspflichten in erster Linie aus einer Auflistung von Unterlagen in § 147 AO, die „geordnet“ aufzubewahren sind. Allerdings ist das keine abschließende Regelung. §140 AO erweitert sie auf Aufzeichnungspflichten, die sich „aus anderen Gesetzen“, ergeben, soweit diese für die Besteuerung relevant sind. Damit ist vor allem das Umsatzsteuergesetz gemeint.

Lohnabrechnungen und andere Dokumente aufheben

Neben den genannten Grundsätzen für die Aufbewahrungsfristen von Lohnabrechnungen gibt es eine große Zahl anderer Gesetze und Verordnungen, die auch eine saubere Aufbewahrung weiterer relevanter Dokumente verlangen. Wenn die Aufbewahrungsfristen nicht nur bei Lohnabrechnungen nicht beachtet, sondern auch andere Dokumente voreilig entsorgt werden, droht bei einer späteren Betriebsprüfung durch das Finanzamt die Schätzung.