Gehaltsabrechnung erklärt: Aufbau und Angaben

In einem Arbeitsverhältnis gibt es einige Dokumente, die besonders relevant sind. Neben dem Arbeitsvertrag spielt auch die Lohnabrechnung eine zentrale Rolle. Wer den Aufbau einer Gehaltsabrechnung versteht, ist in der Lage, Lohnbestandteile korrekt zu prüfen und bei Unstimmigkeiten gezielt nachzuhaken.

Zudem wird bei einer korrekten Erstellung nicht nur Transparenz geschaffen, sondern es werden auch Probleme mit dem Steuer- und Finanzamt umgangen. Unternehmen sollten sich daher detailliert mit dem Aufbau der Gehaltsabrechnung auseinandersetzen. Und um welche wichtigen Posten es sich hierbei handelt, erfährst du hier.

Aufbau einer Gehaltsabrechnung im rechtlichen Rahmen

Nach §108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern eine verständliche Abrechnung des Arbeitsentgelts auszuhändigen. Dies muss mindestens in Textform erfolgen und gibt somit auch Raum für digitale Lohnabrechnungen. Die Entgeltabrechnung dient nicht nur der Transparenz, sondern auch dem Nachweis der korrekten Zahlung aller gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben und Leistungen.

Schauen wir uns den Aufbau einer Lohnabrechnung im Detail an,muss diese zunächst bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören die Daten der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers wie Name, der Abrechnungszeitraum sowie die Zusammensetzung des Entgelts inklusive Abzüge. Ebenso müssen alle einbehaltenen Steuern und Sozialabgaben sowie der Nettobetrag nachvollziehbar aufgeführt werden. 

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist hier oftmals nicht der Aufbau der Gehaltsabrechnung das Problem, sondern die mangelnden personellen Ressourcen, um diese durchzuführen. Hier kann es sich lohnen, auf moderne Software-Lösungen wie Paychex Europe Payroll zurückzugreifen.

Relevanz für Personalabteilungen und Controlling

Für HR-Abteilungen bildet der strukturierte Aufbau einer Gehaltsabrechnung die Grundlage für eine rechtssichere Lohnabrechnung und ein präzises Personalcontrolling. Neben der Abführung korrekter Steuer- und Sozialversicherungsabgaben liefern die Abrechnungen wertvolle Informationen für Budgetplanung, Personalstatistiken und Reportings.

Auch für die internen Unternehmensstrukturen ist eine korrekte Lohnabrechnung essenziell. Durch sie lassen sich Budgetpläne zuverlässig erstellen, betriebliche Strukturen anpassen und datenbasierte Analysen anfertigen. Der korrekte Aufbau der Gehaltsabrechnung bringt so nicht nur Transparenz, sondern wirkt auch wegweisend für die Zukunft.

Der typische Aufbau einer Lohn- und Gehaltsabrechnung im Detail

Will man Abrechnungen eigenständig erstellen, empfiehlt es sich, strukturiert und geordnet vorzugehen. Der Aufbau einer Gehaltsabrechnung beginnt meist mit allgemeinen Angaben zum Arbeitnehmer. Dazu zählen die Personalnummer, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge sowie die Art der Versicherung (gesetzlich oder privat). Anschließend folgen die konkreten Angaben zu Lohnbestandteilen und Abzügen.

1. Bruttolohnermittlung

Für den Aufbau einer korrekten Entgeltabrechnung ist der Bruttolohn der Ausgangspunkt. Er umfasst das vertraglich vereinbarte Grundgehalt, eventuell gewährte Zulagen wie Nacht- oder Feiertagszuschläge, Sachbezüge wie einen Firmenwagen oder Essenszuschüsse sowie einmalige Zahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Auch Prämien und Boni zählen zum Bruttogehalt. Hier werden noch keine Abzüge aufgeführt. Wenn Unternehmen ihre Lohnabrechnung selbst machen, ist an diesem Punkt Gründlichkeit gefragt, denn alle Posten und Zahlungen müssen aufgeführt werden.

2. Gesetzliche Abzüge

Im nächsten Schritt des Aufbaus einer Gehaltsabrechnung werden die Abzüge aufgeführt. Hierzu zählen gesetzliche Abgaben wie die Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Darüber hinaus werden Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung einbehalten.

Beispielsweise beträgt der Beitragssatz zur Rentenversicherung derzeit 18,6 %, zur Krankenversicherung rund 14,6 % zuzüglich Zusatzbeitrag. Kinderlose zahlen ab dem 23. Lebensjahr einen höheren Beitrag zur Pflegeversicherung. All diese Posten müssen korrekt aufgeführt werden und sind laut dem Gesetzgeber zentrale Bestandteile des Aufbaus einer Gehaltsabrechnung.

3. Individuelle Abzüge und Nettoermittlung

Neben den gesetzlichen Abzügen müssen Unternehmen und Betriebe bei dem Aufbau einer Gehaltsabrechnung auch individuelle Posten beachten. Dazu gehören etwa vermögenswirksame Leistungen, Rückzahlungen von Gehaltsvorschüssen, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge oder gegebenenfalls Pfändungsbeträge.

Wichtig ist, dass auch steuerfreie Zuschläge – etwa für Sonntagsarbeit – auf der Abrechnung erscheinen müssen, da sie möglicherweise sozialversicherungspflichtig sind. Sind all diese Posten vollständig aufgeführt und die Sozialabgaben korrekt abgeführt, ergibt sich schlussendlich das Nettoarbeitsentgelt, welches den Arbeitnehmern ausgezahlt wird.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Besonderheiten im Aufbau

Der Unterschied von Lohn und Gehalt ist relevant für die Abrechnung. Während beim Gehalt zumeist ein fixes Monatsentgelt gezahlt wird, kann der Lohn abhängig von geleisteten Arbeitsstunden oder erbrachter Leistung variieren. Besonders bei variablen Zuschlägen oder Überstunden ergeben sich dann Unterschiede beim Aufbau der Gehaltsabrechnung.

Auch die Art der Tätigkeit spielt eine Rolle. Bei Schichtarbeit etwa können sich je nach Arbeitszeitmodell unterschiedliche Zuschläge ergeben, die bei der Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen sind. Hier kommt es vor allem darauf an, dass die Zuschläge korrekt und vollständig aufgeführt werden.

Entgeltabrechnung – so gelingt der Aufbau mit digitalen Systemen

Im Zuge der Digitalisierung setzen viele Unternehmen auf cloudbasierte Lohnabrechnungssysteme wie Paychex Europe Payroll. Dieser Dienst ermöglichen eine automatisierte Berechnung und eine benutzerfreundliche Darstellung der Abrechnungen für Mitarbeitende. Die digitale Oberfläche macht es durch eine einfache Handhabung leichter, den Aufbau von Gehaltsabrechnungen zu überblicken und zu gestalten.
Bei Paychex stellen wir Lösungen bereit, die gesetzeskonform arbeiten und alle Anforderungen an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abrechnung erfüllen. Dadurch lassen sich Fehlerquellen minimieren und ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Willst du es selbst ausprobieren, dann buche gern unsere Demo und überzeuge dich selbst!

Der korrekte Aufbau von Lohnabrechnungen: relevant für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Ein fundiertes Verständnis vom Aufbau einer Gehaltsabrechnung hilft nicht nur Arbeitnehmern, ihre Abrechnungen nachzuvollziehen. Auch Arbeitgeber profitieren von klaren Strukturen und gesetzeskonformen Abläufen.

Beim Handling der Gehaltsabrechnung kommt es auf Struktur und Organisation an. Wer hier ein Auge fürs Detail beweist, kann souverän agieren, sich rechtlich absichern und frühzeitig in die Zukunft des Unternehmens oder des Betriebes investieren.