Lohnabrechnung erstellen: die Grundlagen & das Vorgehen

Rechtliche Vorgaben für die Erstellung der Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Angestellten eine übersichtliche und vollständige Gehaltsabrechnung zur Verfügung zu stellen. Dabei spielen besonders steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte eine zentrale Rolle.

Wer eine Lohnabrechnung selbst erstellen oder eine Lohnabrechnung online erstellen möchte, muss sich mit den rechtlichen Grundlagen und den relevanten Berechnungsparametern vertraut machen. Wir von Paychex liefern Ihnen einen detaillierten Überblick über die Zusammenstellung einer Lohnabrechnung und wie Sie die Erstellung strukturiert und organisiert angehen.

Die Lohnabrechnung ist in Deutschland durch §108 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, ihren Beschäftigten eine detaillierte Gehaltsabrechnung zu erstellen. Beim Erstellen einer Lohnabrechnung gibt es einiges zu beachten. Der Gesetzgeber hat hierfür feste Richtlinien vorgegeben, an die Betriebe und Unternehmen sich halten müssen. Eine standardisierte Lohnabrechnung muss folgende wesentliche Informationen enthalten:

• Persönliche Angaben des Arbeitnehmers, einschließlich Namen, Anschrift, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer;

• Angaben zum Beschäftigungsverhältnis wie Eintrittsdatum, Steuerklasse und Beitragsgruppenschlüssel;

• Bruttogehalt, steuerpflichtige und steuerfreie Zulagen;

• Abzüge wie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer;

• Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung;

• Nettogehalt als finaler Auszahlungsbetrag.

Werden die gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten, drohen Bußgelder und arbeitsrechtliche Konsequenzen. Zudem müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Daten fristgerecht und korrekt an die entsprechenden Behörden übermittelt werden.

Schritte zur Erstellung der Gehaltsabrechnung

Ein systematischer Ablauf hilft Arbeitgebern und Personalverantwortlichen, eine fehlerfreie Lohnabrechnung zu erstellen. Zunächst sollten alle relevanten Mitarbeiterdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse und Beitragsgruppenschlüssel erhoben werden. Diese Informationen werden meist mit der Einstellung in Ihr Unternehmen angefragt und können mit einem kompetenten HR-Management jederzeit mit Leichtigkeit abgerufen werden.

Das Bruttogehalt wird dann auf Basis des vereinbarten Gehalts und eventueller Zulagen berechnet. Im Anschlusserfolgt die Berechnung der Steuer- und Sozialabgaben anhand der aktuellen Lohnsteuertabellen und die Ermittlung des Nettogehalts nach Abzug aller relevanten Posten. Abschließend wird die eigentliche Payroll erstellt, die eine transparente Auflistung sämtlicher Posten und Abzüge enthält. Auf diese Weise ermöglichen Sie es Ihren Arbeitnehmern, einen guten Überblick zu behalten und sichern sich auch bei rechtlichen Belangen umfassend ab.

Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen, kann eine Herausforderung darstellen. Daher ist ein strukturiertes Vorgehen wichtig, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden und die Lohnabrechnung korrekt sowie fristgerecht erfolgt. Zudem sollten Arbeitgeber unbedingt beachten, dass sämtliche erstelle Lohnabrechnungen für einen gewissen Zeitraum archiviert werden müssen, um diese gegebenenfalls Behörden und Ämtern zur Verfügung zu stellen.

Besonderheiten beim Erstellen einer Lohnabrechnung

Um eine Lohnabrechnung zu erstellen, müssen in manchen Fällen auch Sonderleistungen beachtet werden. Minijobs unterliegen beispielsweise speziellen Steuer- und Sozialversicherungsregelungen, wobei Arbeitgeber eine Pauschalsteuer und reduzierte Sozialabgaben zahlen. Einmalzahlungen wie Boni, Weihnachts- oder Urlaubsgeld müssen gesondert versteuert werden. Auch Sachleistungen und Zuwendungen wie Dienstwagen, Gutscheine und SFN-Zuschläge sind in der Lohnabrechnung aufzuführen und korrekt anzugeben.

Beschäftigen Sie Arbeitnehmer mit variablen Gehaltsbestandteilen oder werden Ihre Mitarbeiter nach geleisteten Stunden bezahlt, ist eine genaue Dokumentation gefragt, um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen. Achten Sie daher auf eine exakte Arbeitszeiterfassung vor der Abrechnung.

Digitale Alternativen: Lohnabrechnung online erstellen

Die Digitalisierung bietet Unternehmen zunehmend die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen online zu erstellen. Spezialisierte Lohnabrechnungs-Softwares wie Paychex Europe Payroll automatisieren Berechnungen, reduzieren Fehleranfälligkeit und erstellen Ihnen in kürzester Zeit digitale Lohnabrechnungen. Diese Systeme bieten unter anderem:

• Automatische Steuer- und Sozialversicherungsberechnung, die stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung ist.

• Zeitersparnis durch vereinfachte Abläufe und Wegfall manueller Berechnungen.

• Digitale Archivierung zur sicheren und schnellen Dokumentenverwaltung.

• Sicherheit und Compliance durch automatische Gesetzesprüfungen.

Lohnabrechnung erstellen – wichtige Tipps

Egal, ob Gehaltsabrechnungen online erstellt werden oder nicht – mit einigen wenigen Tipps kann man die Erstellung effizienter und strukturierter gestalten. Eine korrekte Lohnabrechnung spart Zeit und verhindert mögliche rechtliche Schwierigkeiten. Arbeitgeber sollten folgende Punkte beachten:

• Regelmäßige Schulungen: Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ändern sich regelmäßig. Die Durchführungen regelmäßiger Schulungen sind unabdingbar, um weiterhin korrekte Lohnabrechnungen zu erstellen.

• Einsatz moderner Software: Eine spezialisierte Payroll-Software wie Paychex Europe Payroll kann helfen, Fehler zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

• Fristen beachten: Die pünktliche Abgabe der Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger ist essenziell, um Strafen zu vermeiden.

• Transparenz gegenüber Mitarbeitern: Eine verständliche Aufschlüsselung der Abzüge und Berechnungen trägt dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen nachvollziehen können.

Entgeltabrechnung erstellen mit Paychex Europe Payroll

Lohnabrechnungen zu erstellen, kann besonders für kleine Unternehmen zu einer Herausforderung werden. Ressourcen müssen effizient verteilt und gemanagt werden, damit die Kerngeschäfte weiterhin problemlos abgewickelt werden können.

Hier kommt Paychex ins Spiel. Als Lohnabrechnungs-Dienstleister mit über 50 Jahren Expertise unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihrer Lohnabrechnungen professionell und nach geltenden Standards. Wir bieten wir unseren Kunden mit Paychex Europe Payroll eine ITSG-zertifizierte Software, die die Lohnabrechnung in der Cloud bequem möglich macht. Ihre Mitarbeiter greifen bequem von überall aus auf ihre Daten zu und bleiben flexibel. Zudem haben Sie die Daten zentral an einem Ort und können diese jederzeit abrufen, was die Weiterleitung an Behörden deutlich vereinfacht.

Arbeitgeber (wie auch Arbeitnehmer) können bei konkreten Fragen zur Lohnsteuerpflicht vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine für alle Seiten verbindliche, kostenlos erteilte Auskunft verlangen.

Hinweis: Ausrufungsankunft und verbindliche Auskunft

Die Ausrufungsauskunft ist zwar verbindlich, sie muss jedoch von der sogenannten „verbindlichen Auskunft“ des Finanzamts unterschieden werden. Letztere bezieht sich auf das Einkommensteuerveranlagungsverfahren, wird dementsprechend vom jeweiligen Wohnort-Finanzamt erteilt und ist kostenpflichtig.

Typische Themen für einen Antrag auf Anrufungsauskunft

Typische Anlässe für das Einholen einer Anrufungsauskunft sind beispielsweise:

• Fragen zur Arbeitnehmereigenschaft eines Betriebsangehörigen

• Fragen zum geldwerten Vorteil, den eine bestimmten Leistung bewirkt

• Fragen zur Entgeltumwandlung

• Fragen zur Abgrenzung von Sachbezügen und Aufwandserstattung

• Fragen zu lohnsteuerlichen Freigrenzen und Freibeträgen

• Fragen zur Pauschalversteuerung

• Fragen zu Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder zu Lohnsteuertabellen

• Fragen zur Lohnsteuer bei geringfügigen Arbeitsverhältnissen

Rechtsgrundlage

Gesetzlich geregelt ist die Anrufungsauskunft in § 42e EStG. Zitat: „Das Betriebsstättenfinanzamt hat auf Anfrage eines Beteiligten darüber Auskunft zu geben, ob und inwieweit im einzelnen Fall die Vorschriften über die Lohnsteuer anzuwenden sind“.

Bestimmungen zur praktischen Anwendung fasst darüber hinaus das Bundesministerium in Form von BMF-Schreiben zusammen, zuletzt im BMF-Schreiben IV C 5 – S 2388/14/10001 vom 12.12.2017.

Berechtigung zum Einholen einer Anrufungsauskunft

Zum Einholen einer Ausrufungsankunft berechtigt sind die am Lohnsteuerverfahren „Beteiligten“. Das sind zum einen der Arbeitnehmer sowie dessen Steuerberater als Beauftragter, zum anderen der Arbeitgeber und sein Steuerberater. Auskunft beantragen können gesetzliche Vertreter natürlicher und juristischer Personen sowie gegebenenfalls Vermögensverwalter und Verfügungsberechtigte.

Zuständigkeit für die Erteilung

Zuständig für die Erteilung ist das jeweilige Betriebsstättenfinanzamt. Ist die Anfrage für mehrere Betriebsstätten eines Unternehmens relevant, dann ist die Anrufungsauskunft für sämtliche jeweils zuständige Finanzämter bindend. Die Koordination und Information der Ämter untereinander liegt in deren Verantwortung. Allerdings kann die Kooperation verschiedener Betriebsstättenfinanzämter untereinander im Rahmen des Antrags auf eine Anrufungsauskunft mit beantragt werden. Das liegt beispielsweise bei einem Konzern nahe, unter dessen Dach mehrere Arbeitgeber zusammengefasst sind, für die ein konzernweit einheitliches Vorgehen beim Lohnsteuerabzug sichergestellt werden soll.

Das Antragsverfahren

Für den Antrag auf eine Anrufungsauskunft ist keine bestimmte Form vorgeschrieben – er kann sogar mündlich gestellt werden, obwohl dies nicht anzuraten ist.Zwingend erforderlich ist dagegen, sich auf einen konkreten Sachverhalt zu beziehen und die Rechtsfragen, zu denen Auskunft gesucht wird, klar und detailliert zu benennen. Diese Fragen müssen sich naturgemäß auf Aspekte des Lohnsteuerabzugs beziehen. Fragen zur Einkommensteuer. sind ebenso wenig zulässig wie abstrakte oder hypothetische Fragen.

Sinnvoll, wenngleich formell nicht notwendig, ist der explizite Hinweis darauf, dass eine Anrufungsauskunft gemäß § 42e EStG gewünscht wird.

Welche Form muss eine Anrufungsauskunft haben?

Die Erteilung der Anrufungsauskunft ist ein Verwaltungsakt des zuständigen Betriebsstättenfinanzamts und muss deshalb entsprechenden Anforderungen genügen (§§ 118 bis 132 AO). Sie wird in Form eines Bescheids erteilt. Inhaltlich besteht sie in einer Regelung über die Beurteilung des vom Antragsteller vorgebrachten Sachverhalts durch die Finanzbehörde.

Mögliche Befristung

Da es sich bei der Beurteilung gewissermaßen um eine „Momentaufnahme“ handelt, kann die Anrufungsauskunft mit zeitlicher Befristung erteilt werden. In diesem Fall endet ihre Gültigkeit automatisch mit Ablauf der Frist. Ein weiterer Verwaltungsakt ist dazu dann nicht erforderlich, ein gesonderter Hinweis der Finanzbehörden erfolgt nicht.

Rechtliche Bindungswirkung

Eine per Bescheid erteilte Anrufungsauskunft bindet als Verwaltungsakt die Finanzbehörden gegenüber allen Beteiligten, d. h. gegenüber den beteiligten Arbeitgebern sowie den betroffenen Arbeitnehmern. Selbst wenn die geschilderte Sachlage in der Anrufungsauskunft fehlerhaft beurteilt worden ist, kann das Finanzamt die entsprechende Lohnsteuer nicht nachfordern.

Allerdings beschränkt sich die Bindungswirkung auf das Lohnsteuerabzugsverfahren. Die Veranlagung zur Einkommensteuer ist davon nicht betroffen. Das kann dazu führen, dass das Betriebsstättenfinanzamt die als Folge einer fehlerhaften Anrufungsauskunft nicht abgeführte Lohnsteuer zwar vom Arbeitgeber nicht nachfordern darf, das zuständige Wohnsitzfinanzamt eine entsprechende Nachforderung jedoch im Rahmen der Einkommensteuer beim betroffenen Arbeitnehmer geltend macht.

Beispiel aus der Praxis

Eine Charterfluglinie hatte den geldwerten Vorteil von Arbeitnehmer-Freiflügen in Übereinstimmung mit einer fehlerhaften Anrufungsauskunft zu gering angesetzt. In Folge einer später stattfindenden Lohnsteuer-Außenprüfung sollte die Nachbesteuerung bei den Wohnsitz-Finanzämtern der Arbeitnehmer veranlasst werden. Der Arbeitgeber zeigte sich bereit, diese Steuern zu übernehmen und stellte dazu einen Antrag auf Lohnsteuer-Pauschalierung (§ 40 Abs. 1. S. 1 Nr. 2 EStG).

Die Nacherhebung zu einem Pauschsteuersatz war jedoch nicht zulässig. Das entschied der Bundesfinanzhof (BFH, 16.11.2005 - VI R 23/02).

Änderung oder Aufhebung einer bereits erteilten Anrufungsauskunft

Neben dem Ablauf einer befristet erteilten Auskunft können Anrufungsauskünfte auch auf anderem Wege ihre Gültigkeit verlieren. In seltenen Fällen und unter bestimmten, engen Voraussetzungen können sie geändert werden. Daneben kann eine erteilte Anrufungsauskunft vom Betriebsstättenfinanzamt später zurückgenommen oder widerrufen werden, auch auf Initiative einer beteiligten Seite hin – etwa als Folge eines Einspruchs des Arbeitgebers, der die Auskunft begehrt hat.

Änderung, Rücknahme und Widerruf entfalten ihre Wirkung jeweils für die Zukunft, nicht rückwirkend. Lohnsteuerbescheide, die auf Grundlage einer Anrufungsauskunft erteilt worden sind, können auch nach deren Aufhebung nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Gegen Änderung oder Aufhebung einer Anrufungsauskunft können Rechtsmittel eingelegt werden.

Entfallen der Bindung nach Änderung der Rechtsgrundlage

Ändert sich die Rechtsgrundlage, auf der eine Anrufungsauskunft beruht, dann entfällt damit auch deren Bindungswirkung für die Beurteilung steuerlicher Sachverhalte durch die Finanzbehörden.

Dieser Umstand kann für Unternehmen zum Problem werden, da in diesem Fall – anders als bei einer Änderung oder Aufhebung – die Betroffenen nicht in Kenntnis gesetzt werden. Es ist deshalb wichtig, die Rechtslage bezüglich des Sachverhalts, zu dem eine Anrufungsauskunft eingeholt wurde, unter Beobachtung zu halten.

Welche Rechtsmittel sind gegen eine Anrufungsauskunft möglich?

Da eine Anrufungsauskunft einen Verwaltungsakt der Finanzbehörden darstellt, kann dagegen wie gegen einen Steuerbescheid innerhalb eines Monats schriftlich Einspruch eingelegt werden. Wird der Einspruch abschlägig beschieden, steht der Weg vor das Finanzgericht offen.Der bei einem Einspruch gegen Steuerbescheide übliche Antrag auf Aussetzung der Vollziehung kommt allerdings nicht in Betracht. Diese Praxis der Finanzbehörden hat der Bundesfinanzhof bestätigt (BFH, 15. Januar 2015 -VI B 103/14). Zur Begründung wurde darauf verwiesen, dass eine Anrufungsauskunft einen feststellenden, keinen vollziehbaren Verwaltungsakt darstellt.