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Arbeitszeit & Zulagen – Richtig formuliert zu mehr Gehalt
Wachsen beziehungsweise schrumpfen Zulagen und vergleichbare Gehaltsbestandteile mit, wenn sich die Arbeitszeit ändert? Diese Frage ist auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtig. Vor kurzem hat das Bundesarbeitsgericht in einem strittigen Fall seine Antwort gegeben.
Kündigung und Krankmeldung parallel: Anspruch auf Entgeltfortzahlung erschüttert
Der Mitarbeiter kündigt und meldet sich gleichzeitig bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen krank? Dann ist der „Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttert“. Der Arbeitgeber kann die Lohnfortzahlung verweigern, falls der ausscheidende Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nicht auf andere Art beweist.
Flexibilität ist das Gebot der Zeit – auch der Arbeitszeit. Längst machen starre „nine to five“-Regelungen Platz für betriebliche Arbeitszeitkonten. Damit können Arbeitnehmer wie Arbeitgeber den zeitlichen Rahmen der Arbeitsleistung an ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Dem Institut für Arbeits- und Berufsforschung zufolge wird mittlerweile für die Mehrheit der Beschäftigten in Deutschland ein Arbeitszeitkonto geführt.
Dieses persönliche Zeitkonto des Mitarbeiters hält die Abweichungen zwischen tatsächlich geleisteter und vereinbarter Arbeitszeit fest. Der Arbeitnehmer kann sich ein Guthaben erarbeiten oder Schulden machen, die innerhalb eines vereinbarten Zeitraums ausgeglichen werden müssen.
Als Kurzzeitkonto werden jene Arbeitszeitkonten bezeichnet, deren Salden innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeglichen werden müssen. Dazu gehören Gleitzeitkonten, bei denen innerhalb eines bestimmten Zeitraums Guthaben und Minusstunden angesammelt und wieder abgebaut werden können. Jahresarbeitszeitkonten zählen ebenfalls dazu.
Zeitkonten sind in aller Regel auch mit Arbeitszeitkorridoren verknüpft, bei denen eine Durchschnittsarbeitszeit vereinbart wird und der Arbeitgeber dann für den jeweiligen Tag oder die Woche konkrete, wechselnde Anwesenheitszeiten bestimmt.
Dagegen dienen Langzeitkonten dazu, Arbeitszeitguthaben über mehrere Jahre hinweg anzusammeln. Dadurch erarbeitet sich der Arbeitnehmer die Möglichkeit für eine längere Arbeitsunterbrechung bei Gehaltsanspruch. Die Auszeit kann zur Weiterbildung oder für ein Sabbatical genutzt werden, einen bezahlten Langzeiturlaub von typischerweise drei bis zwölf Monaten Dauer, aber auch für die Pflege eines Angehörigen oder den Übergang in den Ruhestand.
Beispiel
Frau W. ist bereits seit mehreren Jahren in der A-GmbH als Sachbearbeiterin beschäftigt und hat ein beträchtliches Zeitguthaben auf ihrem Langzeitkonto angesammelt. Ihr Sohn wurde mit einem Herzfehler geboren wurde und soll operiert werden. Deshalb nutzt sie die Betriebsvereinbarung über Arbeitszeitkonten für eine dreimonatige bezahlte Auszeit, um ihr Kind nach dem Eingriff ganztägig betreuen zu können.
Aus Sicht der Lohnabrechnung ist bei Langzeitkonten zwischen den seit 2009 gesetzlich fixierten Wertguthabenvereinbarungen und sonstigen Arbeitszeitvereinbarungen zu unterscheiden. Wertguthabenvereinbarungen dienen nicht in erster Linie einer flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit, sondern vor allem zum Aufbau von Zeitguthaben, die eine längere Freistellungsphase ermöglichen. Die Anforderungen an Wertguthaben werden von § 7b SGB IV definiert. Jede Vereinbarung, die diesen Anforderungen nicht genügt, ist ein reines Zeitkonto.
Bei Wertguthaben gelten in Bezug auf die Sozialversicherungsbeiträge gemäß §§ 7b ff SGB IV besondere Vorschriften. Bei allen anderen Arbeitszeitkonten macht sich das erworbene Guthaben an Stunden oder Tagen für Lohnsteuer und Sozialversicherung nur dann bemerkbar, falls es tatsächlich einmal in Lohn umgewandelt und der Betrag ausbezahlt wird.
Zeitwertkonten in der Lohnabrechnung
Für reine Zeitwertkonten gilt: Sowohl Arbeitgeber- wie Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung sowie die Lohnsteuer fallen erst in dem Monat an, in dem das Zeitguthaben in Gehalt umgewandelt wird. Lohnsteuer und Sozialversicherung bemessen sich dann wie üblich nach der Höhe des Bruttogehalts.
Das ist bei Wertguthaben anders – nicht nur der Gegenwert für die geleistete Arbeitszeit muss dort als Guthaben verbucht werden. Zusätzlich muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge einzahlen, die auf das Guthaben entfallen. Abgeführt werden die Beiträge dann, wenn der Mitarbeiter sein Guthaben in Anspruch nimmt.
Führung von Wertguthaben
• Wertguthaben dürfen nicht in Zeiteinheiten geführt werden.
• Das Wertguthaben an Arbeitszeit besteht aus einem Entgeltguthaben und den darauf entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteilen.
• Der Arbeitgeberbeitragsanteil bezieht sich auf die volle Höhe des angesparten Arbeitsentgelts. Die Beitragsbemessungsgrenze greift bei Wertguthaben nicht.
Der Gesetzgeber hat noch weitere Regelungen für Wertguthaben getroffen. So muss die vertraglich vereinbarte, aus dem Konto finanzierte Freistellung bei einem Wertguthaben nach SBG IV- Vorschrift in jedem Fall länger als einen Monat betragen.
Außerdem greift im Unterschied zu anderen Arbeitszeitmodellen mit individuellen Zeitkonten für Wertguthaben ein gesetzlich festgelegter Insolvenzschutz. Das Guthaben zählt auch nicht zum Betriebsvermögen, es muss getrennt davon angelegt werden.
Umlagen und Unfallversicherungsbeiträge
Weder die Arbeitgeberumlagen U1 und U2 noch die Insolvenzgeldumlage sind Bestandteil der Gesamtsozialversicherungsbeiträge. In der Freistellungsphase anfallende Umlagen dürfen daher nicht aus dem Wertguthaben bezahlt werden.
Unfallversicherungsbeiträge sind ebenfalls kein Bestandteil der Gesamtsozialversicherungsbeiträge. Bei der Berechnung des Unfallversicherungsbeitrags ist während der Ansparphase das tatsächliche Arbeitsentgelt ausschlaggebend – unabhängig davon, ob das Entgelt ausgezahlt oder ins Wertguthaben eingestellt wird. In der Freistellungsphase dürfen dagegen Arbeitsentgelte, die aus dem Topf des Wertguthabens entnommen werden, nicht wieder für die Berechnung der Unfallversicherungsbeiträge herangezogen werden.
Wertguthaben führen zu sehr umfassenden Aufzeichnungspflichten. Die Einzelheiten regelt § 8 der „Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (Beitragsverfahrensverordnung - BVV)“.
Aufnehmen müssen Arbeitnehmer demnach unter anderem:
