Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Arbeitnehmern die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erstatten oder zu bezuschussen. Ein gesetzlicher Anspruch der Arbeitnehmer auf eine solche Erstattung besteht nur, wenn dies ausdrücklich in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem individuellen Arbeitsvertrag geregelt ist.

Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen nicht zur Arbeitszeit und sind dem privaten Lebensbereich des Arbeitnehmers zuzuordnen. Dennoch kann eine finanzielle Beteiligung des Arbeitgebers – insbesondere vor dem Hintergrund steigender Mobilitätskosten, Fachkräftemangel und Nachhaltigkeitszielen – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer steuerlich und sozialversicherungsrechtlich attraktiv sein.

Dieser Beitrag gibt einen aktuellen Überblick über die Arten der Fahrtkostenerstattung, zeigt steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten auf und erläutert, was bei der Lohnabrechnung zu beachten ist.

Hinweis: Informationen über neue Förderungen und Regelungen für Elektro-Dienstwagen ab Juli 2025 finden Sie hier.

Arten der Fahrtkostenerstattung

Privatfahrzeug des Arbeitnehmers

Nutzt der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sein privates Fahrzeug, kann der Arbeitgeber einen Kilometerzuschuss zahlen (Erste Tätigkeitsstätte bedeutet ortsfester Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit nach § 9 Abs. 4 EStG).

Dabei gelten aktuell folgende Grundsätze:

• Für jeden vollen Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden 0,30 € angesetzt;

• Ab dem 21. Kilometer: 0,38 €

Hinweis: Ab dem 1. Januar 2026 wird die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) dauerhaft auf 0,38 € pro km der einfachen Strecke angehoben, und zwar bereits ab dem ersten Kilometer.

Der Arbeitgeber kann den Zuschuss pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuern, soweit er der Entfernungspauschale entspricht (steuerlich begünstigt und sozialversicherungsfrei sind Beträge bis zur Entfernungspauschale) - den 15 % Betrag zahlt der Arbeitgeber. Übersteigt der Zuschuss die Beträge zur Entfernungspauschale, ist der Mehrbetrag als laufender Arbeitslohn mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern und sozialversicherungspflichtig. Pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse mindern die Entfernungspauschale in der privaten Steuererklärung - es gibt also keine doppelte steuerliche Begünstigung.

Öffentliche Verkehrsmittel (Jobticket)

Steuerfreies Jobticket (§ 3 Nr. 15 EStG)

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Jobticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist dieses steuer- und sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe der Kosten.

Wichtig:

• Der geldwerte Vorteil wird auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers angerechnet

• Ein zusätzlicher Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung ist insoweit ausgeschlossen

• Das Deutschlandticket kann als Jobticket steuerfrei gestellt werden, da es die Anforderungen von § 3 Nr. 15 EStG erfüllt.

Pauschalversteuerung mit 15 %

Alternativ kann der Arbeitgeber:

• entweder die Entfernungspauschale

• oder die tatsächlichen Kosten der Fahrkarte

mit 15 % pauschaler Lohnsteuer versteuern.

Die frühere Höchstgrenze von 4.500 € gilt nur noch, wenn pauschal nach Entfernungskilometern abgerechnet wird. Bei der Erstattung der tatsächlichen Kosten öffentlicher Verkehrsmittel besteht keine betragsmäßige Begrenzung mehr.

Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt ein monatliches Jobticket im Wert von 175,00 € zur Verfügung. Die tatsächlichen Kosten können vollständig mit 15 % pauschal versteuert werden – unabhängig davon, wie hoch die Entfernungspauschale wäre.

Dienstwagen

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, sind die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Es bestehen zwei Bewertungsmethoden:

• 0,03-%-Regelung: 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat

• Fahrtenbuchmethode: Ansatz der anteiligen tatsächlichen Kosten

Bei Anwendung der 0,03-%-Regelung kann der Arbeitgeber den Betrag bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 % versteuern.

Barzuschüsse zu Fahrtkosten

Auch Barzuschüsse zu den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 15 % versteuert werden.

Das gibt es dabei zu beachten:

• Barzuschüsse gelten nicht als Sachbezug

• Sie fallen nicht unter die Sachbezugsfreigrenze: Die monatliche Sachbezugsfreigrenze beträgt seit 2022: 50,00 €. Die Sachbezüge bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn der Gesamtwert diese Grenze nicht überschreitet.